La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas
referidas a los libros y registros contables y los vinculados a aspectos
tributarios, obligados a llevar en el caso de entidades y empresas que generan
rentas empresariales o de tercera categoría.
En efecto mediante Resolución de Superintendencia N°
234-2006/SUNAT se regula esta obligación para las empresas y también para
personas naturales afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para
el registro de sus ingresos
por rentas de segunda o cuarta categoría según el caso.
La regulación de la SUNAT incluye:
El procedimiento para la autorización de
los libros.
·
La forma en
la cual deberán ser llevados.
·
Los plazos
máximos de atraso.
·
Cómo se
comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos.
En
nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros
vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos,
sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión electrónica este
último que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente
utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros
Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la SUNAT, tal como se resume :
En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a
manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un
software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada
libro y registro.
En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del
contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar
un resumen de toda la
información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la
SUNAT, respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal
de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es voluntaria.
LLEVADOS DE LIBROS DE FORMA MANUAL Y SISTEMA COMPUTARIZADO
Legalización de los Libros
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una
constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las
hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas
por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o
continuas.
Oportunidad de la Legalización
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su
uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y
registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
Tratándose de libros o registros llevados en forma
manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación
del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del
folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o
registro.
1. Tratándose de libros o registros
que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el
último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
2. Tratándose de libros y registros
perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la
comunicación que se ha establecido para ese efecto.
Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios
que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser
posible, hasta por un ejercicio gravable.
·
Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido
anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas
de manera visible.
·
Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro
o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán
emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Conservación
y comunicación de pérdida o destrucción de los libros
Es
obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté
prescrito, lo siguiente:
Los libros
y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.
·
Los documentos y antecedentes de
las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.
En ese
sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un
plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por
siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.
En
todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad
policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la
ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la
Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT
Plazo
para rehacer los libros contables
El plazo
es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por
razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.
Recuerde
que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera
sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del
plazo para rehacer los libros.
http://orientacion.sunat.gob.pe/index.php/empresas-menu/libros-y-registros-vinculados-asuntos-tributarios-empresas/informacion-general-sobre-libros-y-registros-empresas
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