Hay dos
formas o sistemas para llevar los Libros Electrónicos: desde el portal de la
SUNAT, llamado SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o Programa de
Libros Electrónicos que se realiza desde los sistemas del contribuyente.
Es muy
importante tomar conciencia, que hay libros electrónicos que ya son
obligatorios para el universo de empresas de mayores ingresos en sus ventas
(Registro de compras y de Ventas) y gradualmente seguirá aumentando la
cantidad de usuarios obligados y sólo en casos de ingresos pequeños, esta forma
de llevado electrónica será voluntaria y la podrán alternar con las otras dos
formas: manual o computarizada.
A
partir de enero de 2016, los usuarios de los sistemas de Libros electrónicos se
sujetan al siguiente cronograma de aplicación:
Primer
segmento: Los Principales Contribuyentes Nacionales incorporados por la SUNAT
al sistema electrónico
Libros
Obligatorios
de forma
Electrónica
Registro de Ventas y Registro
de Compras
Fecha de
Inicio de uso
Desde
Enero de 2013
Libros Diario y Mayor
Desde Junio de 2013
Libros de Inventarios y
balances, Registro de costos y Registro de activos fijos
Desde Enero de 2016 (El llevado
es anual)
Registro de Consignaciones,
Libro de Inventario Permanente de Unidades Físicas y Libro de Inventario
Permanente valorizado
Desde Enero de 2016 ( El
llevado es mensual)
Segundo
segmento: Resto de contribuyentes (Medianos y Pequeños Contribuyentes)
OBLIGADOSa llevar de forma electrónica el Registros de Compras
y el Registro de Ventas,
según volumen de ingresos se sujetan al siguiente cronograma:
Registros obligatorios de forma
electrónica
Volumen de ingresos
Fecha de inicio de uso
Registro de Compras y Registro
de Ventas
Ingresos mayores a 500 UIT (S/
1 825,000 ) entre los meses de julio 2012 a junio 2013
Desde enero de 2014
Ingresos mayores a 150 UIT
(S/570,000) entre los meses de enero a diciembre de 2014
Desde enero de 2015
Ingresos mayores a 75 UIT (S/
288,750) entre los meses de enero a diciembre de 2015
Desde enero de 2016
Tercer
segmento
Los
contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrónicos (PLE) o los que
generen sus libros (Generadores) desde el portal de la SUNAT, podrán llevar de
forma VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.
La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas
referidas a los libros y registros contables y los vinculados a aspectos
tributarios, obligados a llevar en el caso de entidades y empresas que generan
rentas empresariales o de tercera categoría.
En efecto mediante Resolución de Superintendencia N°
234-2006/SUNAT se regula esta obligación para las empresas y también para
personas naturales afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para
el registro de sus ingresos
por rentas de segunda o cuarta categoría según el caso.
La regulación de la SUNAT incluye:
El procedimiento para la autorización de
los libros.
·La forma en
la cual deberán ser llevados.
·Los plazos
máximos de atraso.
·Cómo se
comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos.
En
nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros
vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos,
sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión electrónica este
último que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente
utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros
Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la SUNAT, tal como se resume :
En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a
manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un
software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada
libro y registro.
En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del
contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar
un resumen de toda la
información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la
SUNAT, respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal
de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es voluntaria.
LLEVADOS
DE LIBROS DE FORMA MANUAL Y SISTEMA COMPUTARIZADO
Legalización de los Libros
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una
constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las
hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas
por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o
continuas.
Oportunidad de la Legalización
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su
uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.
Para la legalización del segundo y siguientes libros y
registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:
Tratándose de libros o registros llevados en forma
manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación
del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del
folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o
registro.
1.Tratándose de libros o registros
que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el
último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.
2.Tratándose de libros y registros
perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la
comunicación que se ha establecido para ese efecto.
Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios
que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser
posible, hasta por un ejercicio gravable.
·Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido
anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas
de manera visible.
·Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro
o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán
emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Conservación
y comunicación de pérdida o destrucción de los libros
Es
obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté
prescrito, lo siguiente:
Los libros
y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.
·Los documentos y antecedentes de
las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar
obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.
En ese
sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un
plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por
siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.
En
todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad
policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la
ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la
Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT
Plazo
para rehacer los libros contables
El plazo
es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por
razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.
Recuerde
que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera
sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del
plazo para rehacer los libros.
La obligatoriedad para el
llevado de los libros contables de las entidades y empresas tienen como
referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT
vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera
categoría que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso
del ejercicio, considerarán los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.
La cantidad de libros
obligados a llevar, se determina en base al régimen tributario a que se encuentra
la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en el régimen general
en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.
En el Régimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar
libros ni registros contables.
En el Régimen Especial de Renta-RER y el Régimen General de Renta, la
obligación se resume como sigue:
Régimen Tributario
Libros que se llevan
Régimen Especial de Renta-RER
Registro de Compras y Registro de Ventas
Régimen General de Renta
Volumen de Ingresos brutos anuales
Libros obligados a llevar
Hasta 150 UIT
-Registro de Compras
-Registro de Ventas
-Libro Diario Simplificado
Más de 150 UIT hasta 500 UIT
Diario; Mayor; Registro de Compras y Registro de Ventas,
Más de 500 UIT hasta 1,700 UIT
Libro de Inventario y Balances; Diario; Mayor; Registro de Compras y
Reg. De Ventas
Más de 1,700 UIT
Contabilidad Completa
IMPORTANTE:
Además de acuerdo con la Ley
del Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran adicionalmente obligadas a
llevar en caso les corresponda, los siguientes libros
o registros:
Libros y
Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la
Renta:
Libro de Retenciones incisos e) y f) del
artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en
Unidades Físicas.
Son libros especiales donde se
anotan o registran en forma ordenada, analítica y justificada, las diversas
operaciones mercantiles que realiza la empresa en un determinado periodo de
tiempo. Los Libros de Contabilidad se pueden considerar como el arma principal
para la administración ya que sirve como entrelazamiento entre los dirigentes
de la empresa y las decisiones a tomarse. El empresario al consultar sus libros
de contabilidad, determinará diariamente el volumen de su negocio.
Los libros de
contabilidad, para que tengan un valor legal, deberán estar legalizados por un
Notario o un Juez de Paz Letrado, la primera página, asimismo deberán estar
selladas y foliadas cada una de las páginas.
Folio: Numeración correlativa de cada una de
las páginas de los libros de contabilidad. Existiendo 2 clases de folio:
• Folio Simple, numeración
correlativa de uno en uno.
• Foliación Doble, numeración
correlativa de dos en dos.
CLASES DE LIBROS: La
clasificación de los libros se realiza por dos aspectos: Técnico y Legal.
·ASPECTO TÉCNICO • Libros Principales • Libros
Auxiliares
·ASPECTO LEGAL • Libros Obligatorios: • Libros
Voluntarios
OBLIGATORIOS: Inventarios y
Balances Diario, Caja, Mayor, Actas, planilla de Sueldos y salarios Registro de
Ventas, Registro de Compras, Registro de Letras.
VOLUNTARIOS:
Caja Chica, Bancos, Clientes, Libro de actas Letras x pagar, Letras x Cobrar,
etc.
PRINCIPALES: Inventarios y Balances,
Diario, Mayor
AUXILIARES: Registro de Ventas, Registro
de Compras, Registro de Letras por Cobrar, Registro de Letras por Pagar, Planilla de
Sueldos y Salarios, Libro caja y bancos, Registro de Caja Chica, etc.
La contabilidad es
una ciencia y
una técnica que
aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones
económicas. Esta disciplina estudia el patrimonio y presenta los resultados a
través de estados contables o financieros.
La contabilidad
general implica el análisis desde distintos sectores de todas las
variables que inciden en este campo. Para esto es necesario llevar a cabo un registro sistemático y cronológico de las operaciones
financieras.
La contabilidad general de una empresa, por lo tanto,
implica el control de todas sus operaciones diarias: compra, venta, gastos,
inversiones, etc. El contador debe registrar, analizar, clasificar y resumir
dichas operaciones para volcarlas en un estado o balance con información veraz.
Existen distintas fases especializadas que forman parte de la
contabilidad general; veamos cada una de ellas en detalle, a continuación:
·La de costos se
dedica a la clasificar y recopilar información de los costos corrientes y
en perspectiva;
·La fiscal, por su
parte, está fundamentada en la legislación impositiva de cada país. El contador
debe encargarse de elaborar los informes pertinentes para la presentación de
declaraciones ante la Administración
Pública y para el pago de los impuestos;
·La financiera es
la fase que se centra en la información cuantitativa de las transacciones y de
otros eventos económicos que son susceptibles de cuantificación;
·La administrativa, por
último, está vinculada a la elaboración de informes internos. La información es
analizada por los propios responsables de la organización,
quienes tomarán decisiones de gestión en base a los datos aportados. Las
políticas de una empresa suelen basarse en estos informes de la contabilidad
administrativa.
Aplicaciones informáticas para llevar
la contabilidad
Todo negocio que
busque funcionar correctamente debe apoyarse en la contabilidad.
Afortunadamente, Internet ofrece herramientas de gran calidad para dicho fin, y
algunas de ellas son gratuitas; aquellas que exigen un pago mensual, por otro
lado, siempre resultan más económicas que el salario de un contador. Han sido
especialmente diseñadas para asistir a aquellos empresarios que no cuentan con
los recursos necesarios, tales como un departamento de contabilidad, y
permitirles llevar un control exhaustivo de sus actividades.
